数あるビジネスフォンの機能の中でも、頻繁に使うのが「保留・転送」だと思います。
一般電話にはない、ビジネスフォンならではの機能で、日常的に使用する基本的な機能ですよね。
ビジネスフォンには主装置という装置が必要なのですが、この主装置が「保留・転送」などの機能を動かしているのです。
そこで今回は、ビジネスフォンと主装置に大きく関わりのある機能「保留・転送」とは何か？また、使い方をご紹介します。
▶目次
１．ビジネスフォンの「保留」機能の使い方
どのビジネスフォンにも必ず「保留」ボタンがあります。
保留ボタンだけ色が違うことが多いです。それほど、良く使用するボタンであり視認性を高めていることが分かりますね。
「保留」の使い方は、外線１を受けて保留ボタンを押すと、外線１が保留状態となり、同時に内線通話呼出し待機状態になります。
保留している外線電話をまわしたい相手Ａに「外線１番に電話が入っています」と伝えて、そのＡが外線ボタンを押すと電話にでることができます。
もしＡが近くにいない場合は、保留ボタンを押し、Ａの内線番号を押して、内線で呼び出します。Ａが応答したら外線１番に電話が入っている旨を伝えて取り次ぐことができます。
２．ビジネスフォンの「転送」機能の使い方
「転送」は外線電話を他の人にまわしたい場合に使用する機能です。
外線１番で受けた電話を他の人にまわしたい場合は、保留ボタンではなく転送ボタンを押します。押すと同時に通話中の外線が保留状態になり、また内線呼出し待機状態になります。
例えばＡさんに電話を取り次ぎたい場合は、転送ボタンを押した後、Ａさんの内線番号をダイヤルボタンで押し、内線呼出しをします。内線にでたＡさんに保留状態にしている電話を転送する旨を伝え、受話器を置きます。
「転送」は受話器を置くと、強制的に保留していた外線がＡに転送されます。
「保留」とい違うところは、Ａが電話を受けている外線番号１を押さなくても取り次いでくれた人が受話器を置くだけで繋がるという点です。
しかし、「転送」は転送時に必ず呼び出したい相手の内線番号を押して呼び出す必要があります。
３．まとめ
ビジネスフォンの基本機能である「保留・転送」は主装置あってこその機能です。
すべての着信や、保留、転送も一度主装置を通ってから目的のビジネスフォンに流れて生きます。
今回は、そんな主装置ありきの機能「保留・転送」の基本的な使い方をご紹介しました。
これからビジネスフォンを使う方は特に必須の機能になるので参考にされてください。
